Die Diskussion über die „KI-Superkräfte“ ist längst in vollem Gange. „Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude haben die Art und Weise, wie wir an Wissen gelangen, radikal verändert. Es ist heute einfacher als eine Google-Suche: Man stellt der KI eine Frage in natürlicher Sprache und erhält sofort eine präzise Antwort“, beschreibt Frederik Neuhaus die Entwicklung. KI schreibt außerdem Texte, erstellt Bilder und managt als digitaler „Agent“ Mailpostfächer oder automatisiert komplexe Workflows. In der Pflege, im Handwerk, in der Gastronomie oder in der Kinderbetreuung zeigt sich ein anderes Bild: Hier sind es menschliche Hände, die die eigentliche Arbeit verrichten. „Eine KI wird diese Jobs so schnell nicht übernehmen – ein Algorithmus kann keine Heizung reparieren, keinen Patienten mobilisieren und kein Kind trösten. Und dennoch gibt es hier viel Potenzial für die Digitalisierung“, verdeutlicht Neuhaus.
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern Entlastung
In vielen Betrieben werden Arbeitszeiten beispielsweise immer noch händisch auf Zetteln notiert und am Monatsende mühsam von Bürokraft oder Inhaber abgetippt. Urlaubsanträge verschwinden im Zettelchaos, Dokumentationen und Leistungsbestätigungen werden manuell mit dem Kugelschreiber ausgefüllt. Das Ergebnis: Menschen, die eigentlich eine wichtige soziale oder handwerkliche Aufgabe haben, verbringen wertvolle Zeit mit Bürokratie. „Die Digitalisierung ist an dieser Stelle kein technisches Spielzeug, sondern das wichtigste Mittel zur Entlastung“, stellt Neuhaus klar. Sein Ansatz mit clockin: Die Zeiterfassung erfolgt mit nur einem Klick per Smartphone. Alle Informationen zum Auftrag sind sofort mobil verfügbar. Schichtpläne sind jederzeit abrufbar und der aktuelle Stand einer Baustelle kann dem Kunden direkt digital präsentiert werden. Die Liste der Prozesse, die so vereinfacht werden können, ist lang. Doch damit das gelingen kann, muss digitales Werkzeug grundlegend neu gedacht werden. Es muss in den Händen derer funktionieren, die draußen anpacken. „Und hier liegt das Kernproblem: Die meiste Software wurde von Büros für Büros gebaut. Sie ist am Einsatzort oft unpraktikabel, zu kompliziert oder deckt schlichtweg den Bedarf nicht“, erläutert Neuhaus.
Die vergessenen 80 Prozent: Das Büro ist nicht die Welt
Genau auf diese Lücke stieß der clockin-Gründer im Jahr 2018. Bei einem Handball-Sponsorenevent traf der damalige Profitrainer Thomas, einen klassischen Handwerksunternehmer, der über den „Wahnsinn“ der Zettelwirtschaft berichtete. Die weitere Recherche ergab: Faktisch sind 80 Prozent aller Arbeitnehmer weltweit keine klassischen Büroarbeiter. „Diese ‚Deskless Workforce‘ ist die tragende Säule unserer Wirtschaft, wurde aber technologisch jahrzehntelang stiefmütterlich behandelt“, so Neuhaus. Hinzukommt: Über 99 Prozent aller Unternehmen in der EU sind KMU, der Großteil davon genau solche Kleinstbetriebe. „In solchen Betrieben ist der Inhaber oft alles in einer Person. Er ist Geschäftsführer, HR-Abteilung, IT-Berater und häufig arbeitet er selbst noch operativ mit. Im Gegensatz zu Großkonzernen gibt es hier keine Stabsstellen, die sich monatelang mit der Einführung einer neuen Software beschäftigen können“, so Neuhaus. Hier müssen Lösungen pragmatisch, schnell und intuitiv sein.
Von der Zeiterfassung zum Betriebssystem für den Mittelstand
Dabei kommt clockin ins Spiel: „Es geht nicht nur um technologische Möglichkeiten. Es geht darum, durch Automatisierung den Inhaber so weit zu entlasten, dass er wieder Freiraum gewinnt. Er soll wieder Unternehmer sein können, der gestaltet und Visionen verfolgt – und kein Verwalter, der nur noch Mängel und Formulare managt“, erklärt Neuhaus die Idee hinter clockin. Wer heute durch die clockin-Büros im Norden Münsters geht, sieht ein klassisches Tech-Unternehmen mit jungen Talenten und viel Code auf den Bildschirmen. Doch die Bilder an den Wänden erzählen eine andere Geschichte: Man sieht den Handwerksmeister, den Physiotherapeuten, die Reinigungskraft. Was mit einer einfachen Zeiterfassung begann – heute eine der beliebtesten Lösungen am Markt –, hat sich längst zu viel mehr entwickelt. Das Ziel ist ein „Betriebssystem für kleine Betriebe“, das nun massiv durch KI erweitert wird. Ein Beispiel ist die KI-Videodokumentation: Statt Berichte mühsam zu tippen, laufen Mitarbeiter durch ein Objekt und sprechen ganz natürlich, während sie ein Video aufnehmen. Die KI strukturiert diese Informationen im Hintergrund zu einem professionellen Protokoll und erstellt automatisch Checklisten. Auch KI-gestützte Telefonassistenten, die Anrufe entgegennehmen, wenn auf der Baustelle gerade Hochbetrieb herrscht, gehören zum Portfolio von clockin. Frederik Neuhaus betont: „Wir müssen alle Mitarbeitenden ins KI-Zeitalter bringen. Statt Science-Fiction liefern wir Pragmatismus.“
Ein Leuchtturm für die Euregio-Zusammenarbeit
Die Beteiligung des Amsterdamer Investors Newion unterstreicht die europäische Relevanz dieses Ansatzes. „Die Deskless Workforce ist ein gigantischer, bislang vernachlässigter Markt“, konstatiert Mathijs de Wit von Newion. Gemeinsam mit regionalen Partnern wie NRW.Venture und Scalehouse Capital wird clockin zu einem Musterbeispiel für eine erfolgreiche grenzüberschreitende Wachstumsgeschichte. Heute betreut clockin bereits über 8.000 Kunden aus mehr als 50 Branchen. Das Spektrum reicht von lokalen Münsterländer Größen bis hin zu Schwergewichten wie WMF. Sie alle eint der Bedarf nach intuitiven Prozessen, die einfach im Hintergrund laufen.