De discussie over de ‚AI-superkrachten’ is al lang in volle gang. „Tools zoals ChatGPT, Gemini of Claude hebben de manier waarop we aan kennis komen radicaal veranderd. Het is tegenwoordig eenvoudiger dan een Google-zoekopdracht: je stelt de AI een vraag in natuurlijke taal en krijgt onmiddellijk een nauwkeurig antwoord”, beschrijft Frederik Neuhaus de ontwikkeling. AI schrijft bovendien teksten, maakt afbeeldingen en beheert als digitale „agent” e-mailboxen of automatiseert complexe workflows. In de zorg, de ambachtelijke sector, de horeca of de kinderopvang is het beeld anders: hier zijn het menselijke handen die het eigenlijke werk verrichten. „Een AI zal deze banen niet zo snel overnemen – een algoritme kan geen verwarming repareren, geen patiënt mobiliseren en geen kind troosten. En toch is er hier veel potentieel voor digitalisering”, verduidelijkt Neuhaus.
Digitalisering is geen doel op zich, maar ontlasting
In veel bedrijven worden werktijden bijvoorbeeld nog steeds met de hand op briefjes genoteerd en aan het einde van de maand moeizaam door administratief personeel of de eigenaar overgetypt. Vakantieaanvragen verdwijnen in de chaos van briefjes, documentatie en prestatiebevestigingen worden handmatig met de balpen ingevuld. Het resultaat: mensen die eigenlijk een belangrijke sociale of ambachtelijke taak hebben, besteden kostbare tijd aan bureaucratie. „Digitalisering is op dit punt geen technisch speeltje, maar het belangrijkste middel om de werkdruk te verlichten”, stelt Neuhaus duidelijk. Zijn aanpak met clockin: de tijdregistratie gebeurt met slechts één klik via de smartphone. Alle informatie over de opdracht is direct mobiel beschikbaar. Dienstroosters zijn op elk moment opvraagbaar en de actuele status van een bouwplaats kan direct digitaal aan de klant worden gepresenteerd. De lijst met processen die op deze manier kunnen worden vereenvoudigd, is lang. Maar om dit te laten slagen, moet digitale tooling fundamenteel opnieuw worden bedacht. Het moet werken in de handen van degenen die buiten aan de slag zijn. „En hier ligt het kernprobleem: de meeste software is door kantoren voor kantoren gebouwd. Op de werkplek is deze vaak onpraktisch, te ingewikkeld of voldoet deze simpelweg niet aan de behoefte”, legt Neuhaus uit.
De vergeten 80 procent: het kantoor is niet de wereld
Precies deze leemte ontdekte de oprichter van clockin in 2018. Tijdens een handbal-sponsorevenement ontmoette de toenmalige profcoach Thomas, een klassieke ambachtelijke ondernemer, die vertelde over de „waanzin” van de papierwinkel. Uit verder onderzoek bleek: feitelijk is 80 procent van alle werknemers wereldwijd geen klassieke kantoormedewerker. „Deze ‚deskless workforce’ is de dragende pijler van onze economie, maar werd technologisch decennialang stiefmoederlijk behandeld”, aldus Neuhaus. Daar komt nog bij: meer dan 99 procent van alle bedrijven in de EU zijn MKB, waarvan het merendeel precies zulke microondernemingen zijn. „In dergelijke bedrijven is de eigenaar vaak alles in één persoon. Hij is directeur, HR-afdeling, IT-adviseur en vaak werkt hij zelf ook nog operationeel mee. In tegenstelling tot grote concerns zijn er hier geen stafafdelingen die zich maandenlang kunnen bezighouden met de invoering van nieuwe software”, aldus Neuhaus. Hier moeten oplossingen pragmatisch, snel en intuïtief zijn.
Van tijdregistratie tot besturingssysteem voor het MKB
En daar komt clockin om de hoek kijken: „Het gaat niet alleen om technologische mogelijkheden. Het gaat erom de eigenaar door automatisering zo te ontlasten dat hij weer ruimte krijgt. Hij moet weer ondernemer kunnen zijn, die vormgeeft en visies nastreeft – en geen beheerder die alleen nog maar tekortkomingen en formulieren beheert”, legt Neuhaus het idee achter clockin uit. Wie vandaag door de kantoren van clockin in het noorden van Münster loopt, ziet een klassiek techbedrijf met jong talent en veel code op de schermen. Maar de foto‘s aan de muren vertellen een ander verhaal: je ziet de meester-vakman, de fysiotherapeut, de schoonmaker. Wat begon met eenvoudige tijdregistratie – vandaag de dag een van de populairste oplossingen op de markt – is al lang uitgegroeid tot veel meer. Het doel is een „besturingssysteem voor kleine bedrijven“, dat nu op grote schaal wordt uitgebreid met AI. Een voorbeeld is de AI-videodocumentatie: in plaats van moeizaam rapporten uit te typen, lopen medewerkers door een object en praten ze heel natuurlijk terwijl ze een video opnemen. De AI structureert deze informatie op de achtergrond tot een professioneel verslag en stelt automatisch checklists op. Ook AIgestuurde telefoonassistenten, die telefoontjes aannemen wanneer het op de bouwplaats druk is, behoren tot het portfolio van clockin. Frederik Neuhaus benadrukt: „We moeten alle medewerkers meenemen naar het AI-tijdperk. In plaats van sciencefiction leveren we pragmatisme.”
Een baken voor de Euregio-samenwerking
De deelname van de Amsterdamse investeerder Newion onderstreept het Europese belang van deze aanpak. „De deskless workforce is een gigantische, tot nu toe verwaarloosde markt”, constateert Mathijs de Wit van Newion. Samen met regionale partners zoals NRW.Venture en Scalehouse Capital wordt clockin een schoolvoorbeeld van een succesvol grensoverschrijdend groeiverhaal. Vandaag de dag bedient clockin al meer dan 8.000 klanten uit meer dan 50 sectoren. Het spectrum reikt van lokale grootheden uit het Münsterland tot zwaargewichten als WMF. Wat hen allemaal verbindt, is de behoefte aan intuïtieve processen die eenvoudig op de achtergrond draaien.